## （一）目的 根据国家税务总局、财政部的有关规定，结合公司的实际情况，本着勤俭节约、合理必须的原则，为明确费用开支审批手续，提高工作效率，严格控制费用开支，规范公司的管理，使各营业部统一财务管理，各营业部员工熟悉财务报销运作程序现对公司费用报销标准化规定如下，望各分公司、各营业部、各部门遵照执行。 ## （二）范围 本标准化适用于爱成所有营业部 ## （三）报销程序：  ## （四）报销单据的构成及整理方法 1.完整的报销单，应由“报销单”-便于报销人填写各类业务项目及数据、发票、“粘贴单”-便于报销人粘贴发票的单据（也可用白纸自行裁剪）和“附属表单”-便于对报销事项作出补充说明的单据,如“差旅费报销单”等组成。 2.到财务领取空白报销单：费用报销的领取“费用报销单”；通过银行转帐的领取“转帐付款单”；借支款项的领取“领借款申请单”；差旅费报销的领取“差旅费报销单”。 3.经办人应先按报销内容对原始发票进行分类整理，如办公用品、电话费、差旅费、设备维修费、资料费、市内交通费等等，应分类后再按时间先后顺序粘贴，以便分类汇总数据。 4.粘贴票据：将胶水涂抹于票据左侧背面，沿粘贴单左上方从左到右、自上而下错开，呈鱼鳞状依次均匀粘贴，保持票据的左侧及上方不超出粘贴单的边界，遇单据纸面过大时，可在票据粘贴完成后向内折叠，保证随时可以翻阅。 5.报销流程：报销人粘贴票据、填写报销单，报销单上须注明支出事由、项目、发票张数、报销金额和经办人签名（有陪同人的陪同人也要签字），发票背面须有经办人签字确认（注：与报销单上经办人签名一致）è部门经理或主管初审è出纳复核（复算金额、查验票据）è行政总监复审è总经理审批è会计填制记账凭证è出纳付款。 6.报销完成时限：每周一为报销日。正常以报销单审核完次日算起叁个工作日内完成，遇节假日、总经理外出则顺延，个别紧急情况先电话（或金目标上）请示总经理，得到允许后先付款，总经理回公司后再补签。 ## （五）报销注意事项 1.报销员工在公司总部工作的，需亲笔、正楷、完整填写各种报销单据，不得漏项，特殊约定应用铅笔做好备注，不得随意涂改挖补，特别是报销单上的大小写金额、单据张数不能涂改，有涂改应重新填写。 2.报销员工不在公司总部工作的（例如：营业部等员工），先按上述要求填写报销单经部门经理或主管初审后，扫描发电子档给会计打印，出纳交行政总监复审、总经理审批后，会计填制记账凭证，出纳办理付款。月末统一将报销单据快递到公司总部财务部（涪陵地区由交由财务部员工每周带回公司总部）。 3.现金报销金额若涉及到小数点两位数，报销单上直接按四舍五入保留一位数（仅限于现金报销，不适用于通过银行转帐到对方公司帐户的）。 4. 若实际报销金额小于发票金额的应在发票背面上注明实报多少金额，并签字确认，不能把发票上的金额直接划掉后再写上报销金额，这样会造成发票无效。 采购物品（包括零星物品）单次超过（含）人民币伍佰元（￥500.00）的，且对方可提供公司帐户的一律通过转帐支付，不得预支现金或以现金报销。采购前应进行三方询价，询价结果填入“采购询价单”，优选后确定最终供应商。并在发票联背面注明最终供应商的联系方式以便出纳核查。 5.为了分清责任，进行部门核算，不同人员支出的业务费用不得混淆在同一张报销单上。 6.加强报销管理，当月账，当月了，差旅费于出差返回7天内做好报销手续外。其余费用应于业务发生后7天内报销，对于无故不及时报销的，财务不予接件。 7.所有费用报销必须提供正式发票，各部门在购买物品或其他业务发生时应向对方索取发票，发票内容要填写完整，发票台头开具公司全称，相关要素齐全，大小写金额相符，金额不能涂改，并盖有发票专用章，印章要清晰。没有正式发票的项目须在采购前向会计咨询，并在报销时写明情况交会计签字确认。 8.个人借支款项的，非特殊情况，须在事毕后7天内将报销单交到财务部办理冲账手续，尚未报理冲账手续不得再借支。但所有借款发生后，须在一个月内销清，当月无法核销的，须在月底到财务部说明、报备原因，否则财务部门有权在当月工资中予以扣除。 ## （六） 费用报销及借款办理时间 1.款项借支：星期一。借支要提前半天通知，特别是大额款项，其他突发性事件特别处理。 2.费用报销领取到账时间：星期二。 3.特殊情况总经理不在又急需借款的：需电话（或今目标）先请示总经理，得到批准后，经办人员要先填写好借款申请单，先由出纳支付款项，再由经办人员负责及时办理补签手续，并转交出纳入账。 ## （七） 各项费用开支手续 1. 办公用品、低值易耗品：由办公室统一购买的，办公室文员根据发票同实物核对无误填写验收入库单后（低值易耗品还需有出库单），采购人员凭发票（附上验收入库单）填写费用报销单。 注：办公用品系指易消耗的办公文具等；低值易耗品系指未达到固定资产标准，但金额较大，使用寿命较长的，例如电话机及工具等。 2. 机器与设备：设备管理人员或办公室文员（门店是店长；库房是库房管理员）根据发票同实物核对无误后，填写验收入库单（注明用处），凭发票（附上验收入库单、采购询价单）填写费用报销单。 3. 货品采购付款：公司所有销售的货品（含辅助品、弱视仪及药品保健品耗材等），均需与固定的供应商签订采购合同，并约定付款方式和售后服务细则，建立好供应商管理系统，每年甄选优质供应商续签合同。针对供应商的付款采取先对账、再申请、后付款的方式，所有的付款必须要求对方开具正式发票后，财务见票再行付款。 4. 水电费、物管费、治安费 各营业部接到通知，由主管负责核对水电表度数，无误后签字，两天内送财务部才能付款，统一由公司出纳转款，各营业部城管、治安费，经区域经理签字后，通报财务部转款（财务部每季抽查）。 5. 关于专项费用审核报销程序的补充规定： 营业部各专项费用明细如下： 1)城管垃圾处理费、卫生费； 2)公安群防群治费； 3)物业管理费； 4)公安消防收费； 5)当地工商管理收费(含硬性征订报纸杂志、户外广告等) ； 6)各营业部零星维修费； 7)各营业部费、电费； 6. 差旅费： 差旅费指公司员工因工作需要，经公司安排，由工作地前往目的地出差乘坐各种交通工具产生的交通费、出差期间的住宿费和出差补贴等，于返回7天内报销，由部门经理审核票据的合理性并在报销单（注明出差地点、事由、时间、人数）上随同出差人员者签字确认后，出差人员到财务部办理完报销手续，有借款的须先冲销借款。 1） 按照出差地点的不同，差旅费分为市内交通费（含异地城市的市内）和异地交通费，市内交通费，原则上公司不予借支，一律由员工个人先行垫支，外出尽量乘坐公交车，非特殊情况不得乘坐的士，每张发票背后须有经办人亲笔签名，并写清出差日期、往来路线与说明。 2） 出差异地人员需预借差旅费的要填写借款单办理借款手续。每人借支额度根据办理业务情况而定，但最高金额不得超过3000元（特殊情况除外）。借款单中需注明部门名称、出差人姓名、出差地点、出差时间、出差事由报总经理审批。 3） 差旅费标准： A. 出差人员的住宿费、伙食补助费实行定额标准，由出差人员调剂使用，超支不补，市内交通按实际报销。 B. 出差期间交际应酬费，须事先请示总经理特批。 C. 出差参加展会的运杂费、门票等准予单独凭票报销；对于到外地参加会议、展览及其他活动的人员食宿及其他费用由对方负责的，不得在公司报销费用并领取补助。 D. 出差或外出学习、培训、参加会议等，由公司统一安排食宿的，按统一标准报销，不享受任何补助。 4) 出差误餐补助的计算方法： A. 出发日补助计算：以有效报销车票或机票的准确开车或起飞时间为准：当天上午9：00前出发17：30前返回可享受15元补助； B. 到达日补助计算：以有效报销车票或机票的准确开车或起飞时间为准：当天19：00后返回的可享受20元补助。 C. 出差天数的计算方法：出差补贴按照实有天数计算，算头不算尾。 7) 费用核算：公司所有人员出差费用均计入各所属部门费用。 8) 其他 （1）报销差旅费时，应提供出差期间相应票据（如住宿费、市内交通费、餐费等），以便财务部进行账目财务处理，若期间与客人一同用餐者且在公司内报销的，一律不再给予报销餐费补助费。 （2）对因公外出人员均对号入座按标准办理报销费用。如出差人员投亲靠友自行解决住宿问题，则按标准的60%计发给个人（须提供其他正式发票冲抵）；如不足住宿标准的，按节约额的60%计发给个人（须提供正式发票）；如超过住宿标准的，超支部分一律由个人自己负担。 住宿费报销标准表:  注：A.两人（同性别的）或两人以上的同行按标准间的标准报销； B.以上解释权归属财务部门。 （3）业务招待费用：业务招待费须附有餐费消费明细单，有同行人须有同行人在报销单上签字确认，并注明时间及招待客户名称和人数；赠送礼品的费用须注明所送人名及礼品名称、数量。 （4）培训、年检费：国家部门（财政、税务、主管部门等）强制要求公司人员参加的培训学习和年检费用，经各部门经理或主管核实报总经理批准后，才能办理报销手续。由公司派出学习的费用经总经理批准后可办理报销手续。 （5）公司车辆使用：因公使用车辆需提前申请，并填写派车通知单经行政总监审批后，方可用车。司机出车发生的费用（油费、过路费、停车费等）要注明时间、地点、事由、里程等，用车人签字确认后，附派车通知单，经办人按规定办理报销手续.