公益机构信息化的N个观察 大家好，我叫郭润苗，我来自灵析，我现在在北京。感谢腾讯志愿者、腾讯大学、恩派的邀请。 我今天的分享主题是公益机构信息化的N个观察，灵析从2012年从0开始做公益机构信息化，从2014年开始有了通用的信息化产品，这个过程中积累了很多定制化的信息化项目。我们想把过程中的坑或者经验跟大家分享一下，希望给大家带来一点收获。 首先是公益人眼中的信息化，第二个是产品经理的信息化，当我们接到信息化如何分解、理解以及推进它去的，最后根据这么多年的实战经验给大家信息化投入的建议。 这个是我们经常听到的需求，作为我们出去谈合作的时候，我们谈沟通的时候，经常说我们有些会员，我们是公益机构，我们是社团，我们有些会员，我们想让会员做一些互动，我们做一个APP还是做一个小程序呢？技术的东西太专业了，我们听不懂，也不知道选什么，也搞不清楚自己要什么，还有就是花了这么多钱怎么也没什么效果呢？这是我觉得越大的机构可能在这个方面越明显，针对这个可以举个小例子，原来是一个大型基金会，三四年前花了数百万找机构定制了信息化系统，从零到一，这定制的过程非常麻烦，供应商做了很多工作，做完以后发现用不起来，只用了其中一点点功能，很浪费。这个是我们常见的问题，尤其是大机构常见的问题。有些机构说我们用邮件做审批，我们的数据都在电子表格放着。还有机构说，我们想做审批系统，就像钉钉那样就可以。这也是在商业领域做开发的时候，我们原来做电商的，像淘宝那样就可以，大概要多少钱。这是我们经常碰到的问题，我相信大家作为机构负责人有很多这样的困惑。 第二个是我有个想法，刚才是完全不懂，现在懂了一点，就有些建议，一可能现在机构管理得不太好，项目执行得很慢，审批流程很繁琐，领导不在效率很低，是不是有一个好的系统，买个好软件，我们的效率就整体提升了呢？这也是常见的问题。还有一个是跟刚才那个问题有点类似的，今年有一大笔预算，或者供应商资助了一笔钱说今年可以做了，既然要花精力做，我们要招聘一个员工，懂信息化的，跟外面做对接，既然要做就做得彻底一点，努力把所有的工作都搬到线上进行。这是大型机构经常推行的办法。常见的是审批很麻烦，先来一套审批系统，采购成熟化的审批软件，之后发现没解决项目管理的问题，可能会在不断系统上叠加功能，这也是我见过的一个案例，机构有财务软件，也有OA，那个时候不断在OA做开发迭代，越迭代发现数据不一致性越强，在一个很成熟系统上做改进、做优化，做二次开发本身就是一件很有挑战的事情，这个时候很容易出现做完以后好像没解决我的什么问题。还有就是我看到跟我相似的基金会用过这个系统，我们也需要一套，这也是在我们的互相参考过程中经常见到的问题。 我们接到机构的需求或者从宏观角度去看什么是机构信息化，机构信息化主要解决哪几方面的问题。其实这也是我们公益行业区别于商业环境的最大的几个点，公益行业就捐赠的概念，有项目执行的概念，有资金管理的概念，这个时候就有一个很大的差别，在公益行业我们这里能看到人、项目和资金的闭环，这个怎么理解呢？最简单的，拿一个小例子串一下流程，一个捐赠人，捐了100块给到某一个环保品牌项目，比如要种树，这个项目捐了1块钱会自动成为资金，项目执行过程中，这个钱会花到种树的项目中，这个时候需要合作伙伴做项目执行，也需要志愿者做项目协作，这个事儿一旦变大，我们的某个地区的居民或者某个地区的一群人就会成为项目的受益人，这个受益人也可能同时是个捐赠人，也可能是志愿者，我们把不同的人打上不同的标签以后，整个闭环就可以转起来。但是每个点又可以独立管理，和别的系统也离不开，最终我们的人、资金和项目会成为一个数据。信息化最大的一个差异在于不同项目维度沉淀的数据量的多少，当数据量特别少的时候，我是没必要或者短期内没必要信息化，比如我的捐赠人就一个老板，一下捐了100万，我对捐赠人的维护，对资金的管理，针对各个渠道流水的管理肯定没有这个需求，这100万怎么花的，以及100万怎么和合作伙伴合作，以及如何给到受益人，这个时候是这个项目管理系统关心的点，资金的数据量决定了如果刚才那个机构做信息化的时候，侧重点完全不一样，他不需要资金管理系统，他需要一个拨付资金的项目管理系统。受益人也需要管，但可能会比较间接，不直接管理受益人，可能管理合作伙伴，受益人在合作伙伴那一侧，这样的话看起来每个维度都在转，每个维度都需要数据，但是真正摸底做系统的时候，差异性非常大，我们只需要关注其中一个数据量大的点，是不是可重复、可复制的。刚才说的人、资金、项目都在不同项目流程里面沉淀成数据，这个数据就是核心财产。 这是我们在商业机构、公益机构是相似的方案，无论做什么系统，我们有没有软件，我们拿Excel管还是拿手机，最核心的是底层数据，包括财务数据，项目数据、利益相关方的数据、人的数据。对于利益相关方，对于关注我们的人来说关注的是最上面的那一层，就是数据看板，有什么数据，今年捐了多少钱，做了几个项目，有什么效果，传播影响力，这是我们对外的人关心的。对于员工关心的是办公这一部分，其实大部分的软件以及业务流程在中间这一层叫业务功能化，财务软件、资金业务管理、项目管理、合作伙伴管理、利益相关方管理，这些模块有的可能是完全手机管理足够，有些拿Excel就可以，有些必须拿系统来管，比如财务。无论用什么系统来管，无论是简单的还是复杂的，多的还是少的，其实数据的积累比我们在这个过程中把流程搞得很复杂要更重要，也就是说，流程会变，机构可能明年换了一个管理办法，项目执行管理办法就变了，但是我们在前几年积累这些项目数据就需要不断沉淀，未来在新的项目执行过程中可以通过数据看板给我们一个好的决策。这是公益机构在梳理自己内部信息化的时候的一个框架，可以把我们的功能、工作人员、部门、现有的数据往这个壳子里套，看目前适合用哪个，从哪个角度开始，做适合的，而不是最全面的。 当我们决定去做的时候，如何投入呢？这一块是比较实战的东西，一上来不是这里有一个现成的软件，或者听说谁家用得不错，直接花三五十万实施一个软件，据不完全统计，真正买了软件，做了软件实施，做了定制化系统开发的，成功率其实从商业软件来说不到10%，失败听起来才是正常的选择。如何让成功率高一些呢？这里有一个通用的优先级最佳实践，无论我们有没有软件，员工有多少，我们要有流程的规范，我们做项目有可能一开始摸索，摸索过程中不要紧，摸索完以后需要有意识的把这个过程总结下来，一旦发现它对要严格执行它，也需要不断迭代优化，但是每个人、每个团队里外部门都需要严格执行规范，我们要有意识地积累项目的数据。如果我自己不知道怎么办，那就向其他的同行机构或者商业机构学习，看他们的流程规范是怎样的。有了流程规范，我们就需要员工去按照这个过程执行，这个时候就需要对他们进行培训，意识的培训、信息化的培训、工具的使用、专业知识的培训，我特别强调安全意识，机构不知道自己有什么数据，数据有时候泄露出去也不知道为什么。这里有一个小小的例子，咱们用微信传Excel，把客户数据导出去传给另外一个同事，这个过程本身就有一个重要的安全隐患，过了一会儿不能撤回来呢？这个损失是不可控的，是很危险的，最简单的办法是加一个小密码，或者用邮件发送，保证在传输过程中是安全的，系统做得不安全，员工管理系统密码是123456，随便一个人就可以登陆。 第二个是团队信任、文化建设是最基本的，再就是办公环境和设备。为什么强调这个呢？举个例子，很多公益机构把数据导出来数据特别大，买一台好一点的电脑对数据分析、数据管理都能快很多。 最后当我决定要什么的时候，做软件采购和软件定制开发，供应商是最重要的，市面上软件非常多，哪个才是适合我的，我们找一个价值观相符的，能长期合作的、值得信赖的供应商，这比什么都重要。另外明确自己要什么，要一口气把所有想到的都做，技术从来不是问题，真正应用起来才是最大的问题，这里也强调一点，我们经常说一句话，其实我们的信息化不是一个技术问题，信息化是一个应用问题。刚才说的流程规范、员工能力培训都是很重要的一个部分。最后是预算权衡化。 这里有些我自己总结的，也是和别人分享的有价值的基本原则，希望能对大家有所帮助。 第一，我们服务于公益行业，公益行业有一个非常大的特点，我们围绕机构的使命，包邮对客户和捐赠人的敬畏之心。这是公益行业和其他行业最大的不同。尤其是小额捐赠、公众捐赠增多的情况下，原来的维护方法和小额捐赠人的维护方法不一样。 第二，无论用什么技术，拿Excel管理、拿网盘管理，积累并保护好你自己的主数据，比如人、资金，无论什么数据自己留一份，即使供应商在换，随时可以把供应商数据调出来。 第三，提升团队对技术的认识，改进工作流程。包括员工培训、规范的不断改进，我们需要不断优化，因为团队在人在变，机构的工作也在变，机构的项目方向也在变。 第四，不求高级和先进的概念，今天出一个很高级的区块链是不是要用一下，今天出一个人工智能的东西要不要试试呢？也许有帮助，但是可能不一定适合我们，它是个好东西，但是不一定适合我们，所以要做一个适合我们逐步迭代解决问题。 第五，现有技术的能力和先进性从来都不是问题。 我的分享差不多到这里，分享一句话，真正改变世界的不是技术本身，它需要我们每个人赋予热爱和智慧，才会更好的创造社会价值。